Funcția VLOOKUP în Excel este un instrument pentru căutarea unei informații dintr-un tabel sau set de date și extragerea unor date / informații corespunzătoare. În termeni simpli, funcția VLOOKUP spune următoarele la Excel: „Căutați această informație (de exemplu, banane), în acest set de date (un tabel) și spuneți-mi câteva informații corespunzătoare despre acesta (de exemplu, prețul bananelor) ) ”.

Fiind o formulă mai complexă, o vom sparge pe elemente pentru a o înțelege mai bine.

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• Lookup_value – (argument necesar) – Lookup_value specifică valoarea pe care dorim să o căutăm în prima coloană a unui tabel;
• Table_array – (argument obligatoriu) – Matricea tabelului, este matricea de date care trebuie căutată. Funcția VLOOKUP caută în coloana din stânga a acestei matrice;
• Col_index_num – (argument necesar) – Acesta este un număr întreg, specificând numărul coloanei matricei furnizate, din care doriți să returnați o valoare;
• Range_lookup – (argument opțional) – Aceasta definește ceea ce ar trebui să returneze această funcție în cazul în care nu găsește o potrivire exactă cu valoarea de căutare. Argumentul poate fi setat la TRUE („1”) sau FALSE („0”), ceea ce înseamnă:
• TRUE – Potrivire aproximativă, adică, dacă nu se găsește o potrivire exactă, utilizați cea mai apropiată potrivire sub valoarea de căutare;
• FALSE – Potrivire exactă, adică, dacă nu se găsește o potrivire exactă, atunci va apărea o eroare;

Acum să luam un exemplu concret. În tabelul de mai jos avem o listă de îmbunătățiri aduse unor județe, câți kilometri de străzi s-au asfaltat, câte clădiri au fost reabilitate și câți stâlpi de iluminare s-au montat:

Din tabelul de mai sus 2 departamente diferite ne solicită 2 informații diferite, un departament vrea să știe cați stâlpi de iluminare s-au montat, al doilea departament vrea să afle câți kilometri de asfalt s-au schimbat. Ambele departamente ne-au dat câte un tabel cu localitățile în cauză.

Primul gând ar fi să luam repede „copy” și „paste” valorile, dar localitățile sunt puse în altă ordine decât în tabelul nostru centralizat. Am putea să folosim funcția „search”, dar ar dura prea mult, pe lângă asta, când facem lucruri de genul acesta manual, pot apărea erori, să copiem alte date în alte celule. Din motivul acesta, vom folosi funcția VLOOKUP. Astfel formula vă fi următoare:

„A15:A21” este „lookup_value” elementele/datele ale căror valori vrem să le căutam, este de asemeni și coloana cu elementul comun intre tabele, adică localitățile. În funcție de numele localității vrem să primim informația aferentă ei.

„B2:D8” este „table_array” , matricea sau tabelul în care vom căuta elementele din „lookup_value” și în baza cărora ne va returna rezultatul din această matrice/tabel. Intodeauna formula va caută de la stânga la dreapta, rezultatul trebuie să fie mereu în dreapta elementului comun, cel în baza căruia se caută rezultatul, altfel formula va returna eroare. În consecință când selectăm matricea/tabelul în care formula va caută, prima coloana pe care o selectăm este cea cu elementele comune, iar ultima coloană va fi cea cu rezultatul. În cazul nostru coloana „B” conține elementul comun, iar coloana „D” rezultatele pe care dorim să le găsească formula.

„3” – este „col_index_num” , adică numărul coloanei din care dorim să ni se aducă rezultatele, în cazul nostru coloana „D”:

„0” – este „range_lookup” , ceea ce ar trebui să returneze formula, noi dorim să primi rezultatul exact așa că vom alege „FALSE”, ca să scriem mai repede formula putem înlocui „FALSE” cu „0”. După ce am scris formula, apăsam „Enter” și vom primi rezultatul dorit:

Că să replicăm formula și în restul celulelor, întăi vom bloca selecția matricei prin adăugarea semnului „$”:

acesta va împedica modificare formulei în momentul în care o vom replica. Dacă nu blocăm matricea în care se caută, în momentul în care replicăm formula, matricea se va modifica cu fiecare rând în care o replicăm, iar dacă un rezultat nu se va afla în noua matricem vom primi eroare:

Pe rândul „16” matricea va incepe de la celula „B3” în loc de „B2”:

Pe rândul „17” va incepe de la celula „B4” în loc de „B2”, și tot așa cu cât tragem mai în jos:

După acest pas vom trage în jos de punctul verde din colțul din dreapta jos al celulei cu formula.

Iar matricea se va păstra după ce am folosit semnul „$” :